書類が山のように積まれている職場では、必要な資料を探すのにも時間が掛かってイライラが募り、ストレスは増すばかりです。こうしたオフィス環境では、働きづらいだけでなく作業効率も大幅にダウンしてしまいます。当然、会社の業績にも大きく影響してしまうでしょう。そこで今回は、オフィス環境を改善するために今すぐできる書類整理・収納のコツをご紹介します。
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【書類整理・収納術1】まず「整理」、それから「整頓」
「整理」は、必要なものと不要なものを選別し、不要なものを捨てることです。必要な書類は、「ずっと必要」「当面の間、必要」「現在、使用している」の3種類だけだと考え、それ以外は処分しましょう書類の整理が完了した後は、必要な書類をいつでもスピーディーに取り出せるよう「整頓」します。整頓する際のポイントは、「戻す場所」と「保管期限」を決めることです。 古い情報や重要でない書類はどんどん捨てていき、より新しく、利用価値の高い重要な情報を保管するようにしましょう。
【書類整理・収納術2】書類は「立てて収納」が基本
書類やファイリングした資料を横にしたまま積み上げていくと、どこに何の書類があるのかが分からなくなってしまう上、必要な書類が取り出しにくくなってしまいます。書類を戻す場所を決め、クリアファイルやバインダーにまとめた後、立てて収納しましょう。
【書類整理・収納術3】書類を3種類に分類して保管
書類を保管する際には、使い勝手の良い収納グッズの活用を検討しましょう。書類をファイルボックスや書類ケースに入れ、「何の書類か」「いつの書類か」をボックスやケースに明記して収納すると、使い勝手が良くなります。
ファイルボックスを使用する際は、「未処理」「処理中」「処理済」のように3つのステータスに分けたファイルボックスを用意すると便利です。それぞれのステータスに合わせて書類を分類していくと良いでしょう。
ボックスには「未処理」「進行中」「処理済」のラベルを貼り、色違いのボックスを用意すると分類のミスが減るためおすすめです。
書類を入れたボックスやケースは、スチールラックに収納することをおすすめします。サイズやパーツが豊富に揃っているため、オフィス環境に合わせて自在に組み立てられるほか、頑丈なためたくさんの書類の重さにも耐えられます。もちろん、書類の収納だけではなく、オフィスサプライの収納・保管など、さまざまな用途にも活用できます。オフィスに設置すれば、便利な収納グッズとして重宝されるでしょう。
【書類整理・収納術4】取引先名で整理
企業やお客様などの相手がある事務的な書類は、取引先名で整理しましょう。50音順にすると分かりやすいためおすすめです。
50音順の整理方法の他に、時系列による整理方法もあります。
使用したファイルは手前、または左に戻すことをルール化するのです。こうすれば、同じ時期に使用したファイルがまとめられます。また、使用したファイルは手前か左に集まり、使用しないものは奥、または右に寄せ集められていきます。そして一定期間後に、奥または右側から書類を廃棄していけばすっきりと片付けられます。
【書類整理・収納術5】書類をデジタル化
時代の変化とともに、書類はパソコンやスマートフォンで作られるケースが増え、ペーパーレス化が進みつつあります。その一方、これまでに溜まった書類の山を整理することも課題です。オフィスでは業務用複合機などを使用すれば書類をスキャンしてPDF化することができるため、紙で残しておく必要のない書類をデジタル化して整理すると良いでしょう。
しかし、デジタル化した書類であっても会議やセミナーなどで出力する機会はあります。出力して余った書類を、「また使うかもしれないから」と取っておき、何もしないまま放置すればまた書類の山は次第に増えていくことになるでしょう。
そのようなことにならないよう、「毎週金曜は『処理済』ボックスの中の書類を確認して整理する」などのルールを決めて、書類を溜め込まない習慣をつけることが大切です。
おわりに
書類がきれいに整理整頓されているオフィスは、スペースや時間の無駄を最小限に抑えることができます。 オフィス環境が改善されると作業効率や生産性が向上し、従業員のモチベーションアップにもつながります。 そのような変化は、企業の業績アップにも良い影響を与えてくれるでしょう。今回ご紹介した書類整理・収納術を参考に、ぜひオフィス環境の改善に取り組んでみてください。
