オフィスの書類管理は行き届いていますか？探したい書類がない、どこに書類をしまえば良いか分からない、オフィスの中央が書類で占拠されているという状況であれば、書類の管理を見直すべきでしょう。書類を整理して収納することで、ゆとりのあるオフィススペースが確保できます。今回は、書類整理・収納アイデアをご紹介します。
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書類整理・収納アイデア1：重複管理をなくす
書類の重複は、オフィススペースだけでなく、書類管理についやす時間も無駄になってしまいます。また、同じ内容の書類が重複しているとどちらかが紛失しても気が付かず、知らず知らずのうちに情報が漏えいしてしまう恐れもあるでしょう。
基本的には必要がなくなった書類は処分を検討するべきですが、社員一人一人にその判断を任せるのは難しい場合もあります。担当者と連携をとりやすくし、書類に関して社内で管理の徹底を共有できると良いでしょう。
個人管理している書類との重複をチェック
まずは社員が個人で管理している書類と、会社で保管している書類に重複がないかチェックしましょう。手間がかかりますが、これは社員に書類の管理を徹底してもらう機会でもあります。個人で管理すべき書類以外は、会社で一括して保管するようにしましょう。
電子ファイルとの重複をチェック
社内で使用した過去の打ち合わせ書類や資料などは、一度使用しただけになっているという場合が多いかもしれません。電子ファイルで保存ができていれば、紙の書類は処分して、必要な時にプリントアウトする方が効率的です。
1年以上使用していない名刺も、スキャンなどでデータ化しておき、名刺自体は処分します。適切なタイミングでの処分は、情報漏えい防止にもつながります。
書類整理・収納アイデア2：オフィスの共有スペースに「取り出しやすく」収納
オフィスでは、書類を必要な人が必要なタイミングにサッと手にとれる、取り出しやすい収納システムが求められます。
収納場所を1カ所にまとめて共有する
書類の収納場所は、1カ所にまとめるのが基本で、「そこへ行けば必ず書類が見つかる」という状態が理想です。その中で種類ごとに分け、さらに重要度や書類の発行年月、進捗状況などで分類して収納しましょう。
大切なのは、その情報を社内で共有することです。紙の書類だけでなく、電子ファイルの保存場所も同じです。
ラベリング・ファイリングしてから収納する
分類した書類は、ファイリングして収納します。ファイリングにはインデックスを使用するとさらに使いやすくなります。あいうえお順、発行年月、進捗状況、取引先別などに分けておくと、書類を探す際に便利です。リングファイルやボックスファイル、書類ケースなどの背には、ラベルを貼って取り出しやすくしましょう。
書類整理・収納アイデア3：移動式ラックで収納力を上げる
大量の書類整理には、移動式のラックが便利です。移動式のラックはレールと台車パーツを使ってスライドできるため、省スペースで大量収納が実現できます。
重たい書類を載せたラックでも、女性ひとりで軽々スライドできるのもメリットです。
普段はスペース節約のために、ラック同士を接近させて並べておき、書類を取り出す際に横にスライドさせて、スペースを空けます。書類だけでなく、重たい備品などを収納したい時にも活躍します。
おわりに
書類の増えすぎはオフィススペースを圧迫し、仕事の効率化を妨げてしまいます。管理が行き届かない場合は、情報漏えいなどの大きな問題にもつながる場合があります。
書類の重複を防ぎ、可能なものは電子ファイル化する、保管期間が過ぎたものは処分する、書類の保管場所は社員全員に共有するなど、ポイントを押さえた書類管理を実践してみてください。
